Os arquivos mortos precisam de no mínimo 5 anos para serem apagados, segundo à Fecomércio de São Paulo, e ocupam um grande volume de armazenamento nas empresas. 

E, o acúmulo de documentos ainda é muito necessário nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos.

Tempos atrás, era comum que as empresas armazenassem esses arquivos em salas específicas dentro dos escritórios, e como em filmes que vemos, quando se era necessário um arquivo, toda uma força tarefa era acionada para encontrá-lo por conta da alta demanda de papéis. 

Nos EUA, por exemplo, há cerca de 4 trilhões de papéis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano.

Com a evolução da tecnologia, isso não é mais uma prática comum, pois, além de não ser seguro, também impacta o meio-ambiente e a sustentabilidade. 

O gerenciamento eletrônico tornou-se a estratégia mais utilizada pelas empresas para armazenar os arquivos mortos após isso.

As empresas reservavam um espaço em seu armazenamento total e os arquivavam neste espaço, facilitando a localização, acesso e utilização. Além de maior segurança em caso de desastres físicos.

O gerenciamento eletrônico era uma boa opção para empresas que buscavam praticidade, mas infelizmente, não é a mais segura. 

Com o passar dos anos, viu-se que os arquivos mortos também poderiam ser corrompidos por qualquer colaborador que tinha acesso às pastas e queria agir com uma intenção maliciosa de roubo, sequestro ou até de apagar os dados ali fornecidos pela empresa. Dados que são guardados e preservados em anos, podem ser corrompidos em apenas um clique. 

Sem uma gestão adequada ou uma cópia de segurança confiável, a empresa ainda está em perigo com estes dados e vulnerável a ataques hackers. 

E, em uma pesquisa feita pela Radicati Group em diversos países, viram-se informações alarmantes:

• Os funcionários podem perder 2 horas diárias procurando documentos extraviados.

• Companhias gastam 20 dólares para arquivar um documento, 120 dólares para achar um documento arquivado de maneira errada e 220 dólares para recriar um documento perdido;
• Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.
• No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas em suas dependências podem ser removidas, ou mesmo destruídas, por serem obsoletas;

O Brasil é um dos países em que se foi feita esta pesquisa e a maturidade documental ainda é um assunto delicado, mas a gestão correta dos arquivos pode fazer com que empresas que investem no armazenamento correto não estejam dentro destas estatísticas do nosso país, proporcionando melhoria nos processos, maior agilidade, maior compliance e minimização dos riscos. 

Qual a melhor opção para os arquivos mortos?

Pastas físicas ou digitais possuem a sua porcentagem de segurança, mas não são mais as mais recomendadas para nenhuma empresa. 

Com as leis, principalmente a LGPD que defende o uso dos dados e vazamentos dos mesmos, a segurança de todo e qualquer arquivo da empresa precisa ser garantida!

E, armazenar os arquivos mortos na nuvem é a melhor opção para todas as empresas e este tipo de serviço é adquirido de um fornecedor externo que precisa ser confiável, com  infraestrutura de alta qualidade com um servidor robusto e seguro. 

Benefícios dos arquivos mortos em nuvem: 

Os benefícios do armazenamento em nuvem dos arquivos mortos, são inúmeros! Veja abaixo:

• Custo total absoluto. 

Sua empresa não precisará investir ou se preocupar com estrutura, backups, segurança ou qualquer incidente. Você contratará o serviço do fornecedor e pagará apenas pelo que for utilizar. 

E, o fornecedor deverá se responsabilizar por todo o cuidado com seus arquivos mortos,  disponibilização, manutenção e toda a segurança que sua empresa precisa.  

• Invisibilidade

Seus dados estarão em nuvem, mas “invisível” no armazenamento da sua empresa. Sem ocupar nenhum tipo de espaço físico ou digital. Além de melhorar nos processos burocráticos de acesso aos colaboradores, já que se terá segurança robusta.

• Maior armazenamento.

Ao contrário dos servidores físicos ou eletrônicos, que exigem alto investimento para se ampliar o armazenamento, os dados estarão em nuvem e não ocuparão o armazenamento da sua empresa. Liberando espaços significativos na sua empresa e aumentando a produtividade dos funcionários, que obterão processos mais rápidos.

• Acessibilidade:

Com o armazenamento em nuvem, se tem maior acessibilidade. Dependendo do serviço contratado, a empresa poderá permitir acesso para seus colaboradores através do navegador, precisando apenas de um dispositivo (smartphones, computadores, desktops)  conectado à internet. Facilitando a colaboração para empresas que estão adotando o modelo híbrido ou home-office.

• Proteção:

A perda de dados é uma das maiores preocupações das organizações e com o armazenamento em nuvem, o servidor do fornecedor fará automaticamente backup das informações guardadas e geralmente, se é salvo em dois ambientes para que se tenha duas cópias das informações e dados.

Solução: Vbox drive Corporativo! 

“Um processo, por menor que seja, tem no mínimo 50 páginas. Muitos começam com muito mais do que isso. Para nós, o VBox drive foi a solução ideal também para lidar com esse alto volume de arquivos” – Dr. Acácio Roboredo, Fundador da Roboredo Advogados.

O Vbox é uma solução da Penso, do qual é um drive corporativo com armazenamento em nuvem que permite que sua empresa armazene todos os arquivos mortos nele, além de permitir o armazenamento de outros arquivos. 

É robusto, completo e é para todas as empresas, permitindo envio de arquivos com dezenas, centenas ou milhares de megabytes para qualquer lugar do mundo com um simples link.

E contempla Data Center no Brasil que atende todas as normas da LGPD, garantindo segurança completa.

Se a sua empresa precisa de um servidor que atenda todas as necessidades, armazene seus arquivos, seja fácil e prático de ser utilizado, clique no link abaixo e fale com um de nossos especialistas!

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E, nos últimos anos, o que mais temos visto são casos de empresas que não contemplaram completa segurança em seus dados e sofreram ataques e, a  LGPD foi desenvolvida para que as empresas e pessoas estejam mais seguras perante o avanço da sociedade no mundo tecnológico e o aumento dos números de ataques por hackers. 

Segurança de dados:

A segurança de dados é a proteção de informações em um contexto geral, em que se utilizam ferramentas e estratégias para prevenir e romper com ataques cibernéticos, acessos maliciosos, sequestros e roubo de conteúdos. 

4 pilares da segurança de dados: 

Confidencialidade: Este princípio é relacionado à toda informação que esteja assegurada e com confidencialidade, para que não sejam roubadas através dos ciberataques.

Autenticidade: As informações e dados coletados precisam estar sempre da mesma forma de origem, ou seja, precisam ser imutáveis e se forem alterados, precisam ser utilizadas por pessoas autorizadas pela empresa para tal ação.

Integridade: Este princípio é relacionado à integridade de todos os softwares e dados, em que não se pode alterar nenhuma informação indevidamente e a garantia de funcionamento para os colaboradores e a garantia de não haver brechas para hackers invadirem os arquivos.

Disponibilidade: Este princípio trata da facilidade do acesso por colaboradores autorizados em todo o banco de informações da empresa.

Como a LGPD impactou a segurança de dados:

A LGPD regulamentou toda a segurança de dados em sua implementação: Todas as empresas que não investissem em segurança de dados foram obrigadas a estarem com suas diretrizes alinhadas com a LGPD e modificarem o que não estava. 

E, hoje vemos os resultados da LGPD em todos os lugares! 

Toda e qualquer empresa precisa seguir as normas abaixo: 

I – o respeito à privacidade;

II – a autodeterminação informativa;

III – a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião;

IV – à inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem;

V – o desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação;

VI – a livre-iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor;

VII – os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.

Estas são apenas as 8 principais normas da LGPD, mas no site do STJ você pode verificar todos os artigos que mencionam as normas da LGPD. 

As multas da LGPD para empresas que não seguem as normas acima, variam de até 2% do faturamento da empresa, com limite de até R$ 50 milhões por infração. Mas, se a empresa tiver tomado ações de prevenção será considerado boa-fé e será considerado no valor que será aplicado na multa. 

Qual o impacto da LGPD na sua empresa?

Os serviços públicos, organizações com fim religioso, organizações educacionais, organizações voluntárias, e-commerces, empresas multinacionais com sede no Brasil, profissionais que monetiza com dados de seus seguidores e autônomos se enquadram também no padrão de “empresas” que precisam estar de acordo com as normas da LGPD.

Um exemplo do impacto da LGPD está diretamente em empresas que atuam diretamente com bases de dados e precisaram buscar estratégias para conseguirem autorização dos dados pessoais que possuem. 

A segurança passa apenas de “imagem”, as empresas precisam comprovar que os dados e informações de todos os quais ela se relaciona estão documentados e registrados, além de obterem termos de compromissos em que o titular deve assinar, assumindo a ciência do risco caso a empresa ser atacada e os dados serem prejudicados. 

A LGPD menciona em seu artigo 18 que o titular dos dados tem o direito de pedir a “anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados 

em desconformidade com o disposto nesta Lei”.

E, de acordo com o artigo acima, caso algum usuário ou titular peça a exclusão dos seus dados na sua empresa, ele precisa ser respondido em até 15 dias úteis no máximo, caso não ocorra, o mesmo pode entrar com um processo judicial contra a empresa pelo uso indevido dos dados.

Porém, isso não se aplica se o usuário ainda obtiver algum contrato que conste uma ligação futura com a empresa, por exemplo: Parcelamentos, cancelamentos, faturas futuras, etc. Nestes casos, as empresas podem negar a exclusão dos dados sem sofrer qualquer dano. 

Além disso, sua empresa precisa fornecer um canal de atendimento que seja rápido para atender solicitações em relação à LGPD.

E, por último, a forma de se adquirir todos os dados e informações precisam ser bem esclarecidas ao titular, por exemplo: 

• Qual a finalidade do uso dos dados;
• Não exceder o limite de informações necessárias;
• Informar sempre o titular quanto tempo será utilizado os dados;
• Assegurar e gerar prevenção dos dados e informações;

E, caso seja necessário que o dados do usuário seja levado para outro país, será necessário o aviso prévio e a notificação do titular. 

Como a Penso pode te ajudar?

Somos uma empresa que se preocupa com nossos clientes, nosso time está credenciado para oferecer as melhores soluções a sua empresa na área de TI.

Nosso Gerente de Projetos de Backup menciona: “A cada novo cliente, temos que entender qual é o papel da TI para esta empresa, para podermos propor melhorias e processos de atendimento únicos, que estejam alinhados com seus objetivos.”

O que iremos analisar no seu TI?

Armazenamento: Testes de Restauração, procedimentos de restauração e backup, backup externo, política de uso de impressões, recepção de dados;

Infraestrutura: Firewalls, routers, switches, servidores físicos e virtuais, segmentação de Rede;
Segurança da Informação: Controle de Acesso, servidores riscos; firewalls, antispam, switches, routers, antivírus;
Gestão de Dispositivos Móveis: Controle de aplicativos e acessos, segmentação de Rede;
Sistemas: Backup, controle de acesso, armazenamento;
Gestão de Acesso a usuários: Segmentação de redes, logs de tráfego;

Com a análise e diagnóstico correto iremos oferecer a melhor solução para sua empresa com o investimento adequado.

Gostou e quer saber mais? Entre em contato conosco e será um prazer te atender.

Penso, #agenteresolve!

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