Em um escritório, não importa de qual área ou segmento, algumas ferramentas são fundamentais para o dia a dia dos funcionários. Entre os usuários de computadores existem os que preferem os produtos da Apple – mais caros e luxuosos, e os que preferem os da Microsoft – mais simples e acessíveis. Mas há algo quase unânime – o Microsoft Office. Todo mundo usa. Até reconhecendo isso, a Apple disponibiliza uma boa versão do Office para o seu sistema operacional. Só que, mesmo sendo praticamente uma unanimidade para os usuários, sobretudo em escritórios, existem problemas no Office.
Por isso resolvemos trazer uma série de posts com dicas para, pelo menos, diminuir os impactos dos erros que acontecem no Office. Afinal, quem nunca esteve prestes a fechar uma apresentação superimportante e de repente o Power Point fechou, levando tudo embora? Ou então, quem nunca perdeu minutos, até horas, tentando dimensionar colunas no Word? Portanto, vamos começar com ele mesmo, o mais popular dos softwares para profissionais de escritórios e estudantes – o Microsoft Word.
O Word não carrega nunca! Problemas no Office ou no Windows?
Como qualquer outro software já criado, o Word às vezes fecha sozinho. O Windows também e, nesse caso, o Word também encerra as tarefas. Isso normalmente ocorre nas piores horas. Então como minimizar os danos deste desastre?
O meio mais simples e comum é desenvolver o hábito de salvar os documentos em curtos espaços de tempo. Guarde bem o comando Ctrl+B e faça isso sempre que se levantar para tomar um café, parar para pensar ou quando escrever uma frase realmente boa.
Mas o Word tem uma outra forma de salvar frequentemente seus documentos: é a AutoRecuperação. Este recurso provavelmente já está ativado automaticamente em todo o Office. Nele, é possível escolher pelo salvamento automático dentro de pequenas janelas de tempo, o que provavelmente vai salvar o seu trabalho na hora do azar de um problema no Office.
Chega de perder tempo – Saiba como montar um texto em colunas
A maioria das pessoas tenta fazer textos em coluna usando tabulação ou….. o recurso de colunas do próprio Word. Mas os dois recursos são ineficientes e provavelmente vão acabar com a sua paciência. A solução é: não use colunas, use uma tabela. Adicione uma tabela com uma linha e duas colunas e vá incluindo as linhas subsequentes. Ao final de todo o trabalho, você pode simplesmente excluir as bordas da tabela e tudo ficará alinhado.
Como redefinir a fonte padrão do Word
Esse é um dos problemas no Office mais básicos e recorrentes para quem o usa – Toda vez que qualquer programa é aberto, especialmente o Word, é preciso trocar a fonte e o seu tamanho. Depois de certo tempo, muita gente fica com a fonte padrão por preguiça.
Mas esses problemas no Office podem ser facilmente evitados. Na caixa de seleção de “Estilo” de fontes, bem destacada no menu “Página Inicial”, basta clicar com o botão direito em cima da primeira opção de fonte padrão e, assim que abrir uma caixa de diálogo, você seleciona suas preferências e salva. A partir daí, não será mais necessário repetir esse movimento a cada abertura de um novo documento. É uma dica simples, porém, pouco usada. E aqui vai uma confissão – nós também a usamos quando começamos a escrever esse post.
Reiteramos que, no mundo dos computadores, falhas são normais. Quando não são motivadas por fatores externos ou por iniciativas maliciosas, essas falhas são fáceis de serem contornadas. No entanto, mesmo tendo certo domínio das funções dos softwares utilizados no dia a dia de um escritório, a melhor solução segue sendo contar com um suporte de TI especializado e focado no seu negócio.
