Como e quando atualizar os computadores da empresa?

Como e quando atualizar os computadores da empresa?
Por Marcelo Vincenzi

Muitas empresas lidam no dia-a-dia com um alto impacto de investimentos “inesperados” em TI quando o assunto é renovação de computadores. E isso gera um grande incomodo aos gestores e ao fluxo de caixa da empresa, fazendo com que a área de TI pareça sempre um grande buraco negro devorador de dinheiro.
De fato, manter a TI em ordem demanda investimento. Mas esta impressão de que os custos estão fora de controle ocorre porque são raras as empresas que se programam para renovar constantemente seus ativos de TI.
Neste texto, vamos abordar especificamente como manter as estações de trabalho sempre atualizadas.
Para gerenciar a renovação dos computadores, é fundamental ter uma atualização constante e programada anualmente, sem “sustos”, sem custos “picados” ou sem a necessidade de enormes investimentos quando tudo estiver sucateado.
Existem algumas informações muito importantes que o gestor da TI deve ter em mãos. São elas:

1. Ter um inventário completo das estações. Com isso em mãos, o gestor poderá classificar os computadores em pelo menos três grandes grupos: obsoletos – que necessitam ser trocados, em uso – que ainda atendem os requisitos de uso mas que estão próximos de expirar a sua vida útil e os atualizados – são mais novos e atendem totalmente o seu uso. Segue algumas informações que podem ser levantadas em um inventário:
   1. Data de aquisição;
   2. Fornecedor ou fabricante, com marca e modelo;
   3. Tempo de garantia oferecido pelo fabricante, já colocando a data de vencimento;
   4. Usuário, nome do computador e área de uso do equipamento;
   5. Tipo do equipamento: desktop, notebook, thinclient, servidor, ou mesmo, impressora, roteador wi-fi, entre outros;
   6. Configuração básica do hardware e possibilidade de upgrade. Os casos de upgrades devem sempre ser estudados para verificar se são a melhor opção;
   7. Licenças e versões do sistema operacional, aplicativos como Office e o seu tipo de licenciamento (se são OEM – que só podem ser usadas neste computador ou se são Open – que podem ser utilizados pela empresa em qualquer computador);
   8. Qual a data de previsão de upgrade ou troca do equipamento.

1. Definir o ciclo ideal de atualização, considerando a performance necessária para os diferentes tipos de usuários e o investimento disponível. Feito isto, você pode programar quantas estações devem ser adquiridas por ano para que a empresa tenha um parque sempre novo e atualizado:
   1. Renovação ideal – 3 anos. É o tempo padrão de garantia dos melhores fabricantes e após este tempo, é natural que algumas peças comecem a apresentar problemas. A garantia após este período fica mais cara e o hardware pode não atender usuários mais exigentes com performance.
   2. Renovação custo/benefício – 4 anos. São computadores fora do tempo de garantia e que já receberam algum upgrade de memória ou processador e pequenas trocas de peças entre o 2º e o 4º ano de uso. Devem ficar dedicadas a usuários que precisam de menos performance, ser utilizada como equipamento de reposição ou trabalhos temporários ou para áreas de menor impacto ao negócio.
   3. Renovação limite – 5 anos.  Começa a quebrar muito e ter alto volume de suporte, manutenção e troca de peças. Os usuários nestas estações produzem menos devido à baixa performance e ficam muito mais tempo parados. Já não é fácil encontrar peças compatíveis. Hora de se livrar de vez do computador.

1. Definir como fazer a renovação e como maximizar o uso dos computadores:
   1. Compre o equipamento com a configuração de hardware e software correta. Não escolher computadores obsoletos e mais baratos e que logo deixarão de ser produtivos e nem os top de linha, que são sempre mais caros;
   2. Direcione os novos equipamentos para os usuários que precisam de maior performance ou que sejam mais críticos para o negócio, distribuindo os equipamentos que eram utilizados por eles para outros funcionários da empresa e assim por diante;
   3. Evite investimentos absurdos com upgrades que só vão postergar por pouco tempo a troca do equipamento, custando bem mais no final das contas. Considere somente upgrades de memória, processador em alguns casos e a reposição de peças;
   4. Deixe sempre computadores mais antigos disponíveis para usar como reposição. Para pequenos parques de computadores, a empresa deve ter ao menos um computador, para parques maiores, deve ter ao menos 5% de computadores disponíveis para reposição ou mesmo para aumentos esporádicos de equipe;
   5. Entenda a diferença entre as novas aquisições por crescimento de funcionários e aquisições por renovação de estações. Constantemente gestores experientes dobram o tamanho da equipe e não diferenciam o que é crescimento e o que é manutenção do parque instalado;
   6. Compre computadores de fabricantes confiáveis e com garantia de 3 anos. Isso padroniza os seus computadores, aumenta a qualidade das peças, do suporte e a durabilidade dos equipamentos. Computadores montados para sua empresa são mais baratos, mas podem acabar dando muita dor de cabeça com peças de baixa qualidade, falta de garantia e maior custo com suporte;
   7. Faça compras anuais programadas, isso permite negociar melhor o custo por computador, conseguir melhores taxas de financiamento e maior parcelamento.

Marcelo Vincenzi é nosso Colaborador e Expert em TI