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Email Archiving vs Backups – As diferenças críticas

Soluções de e-mail

Apesar da disponibilidade de muitas outras ferramentas de comunicação, o e-mail continua sendo o meio de comunicação mais importante para empresas em todo o mundo. Mas as empresas estão realmente sempre cientes de que seus e-mails podem conter dados críticos para os negócios que precisam ser preservados e mantidos disponíveis a longo prazo?

As regulamentações de conformidade de e-mail estão em constante crescimento, assim como, os requisitos legais que regem o tratamento desses dados. É essencial que os tomadores de decisão de TI lidem com a questão da proteção de dados de e-mail e incluam isso em suas políticas de segurança de TI estratégicas, respectivamente, de governança de e-mail. As empresas globais precisam se lembrar que os requisitos de conformidade podem variar de país para país

Para preservar e proteger dados críticos para os negócios

Mas como uma empresa pode preservar e proteger dados importantes e críticos para os negócios? A resposta é implementar uma solução de arquivamento de e-mail e um software de backup. A implantação de ambas as soluções em um ambiente corporativo é realmente muito importante, pois atendem a propósitos diferentes e se complementam bem.

Quais são as diferenças?

O objetivo principal de qualquer solução de arquivamento de e-mail é garantir que os dados do e-mail permaneçam disponíveis e recuperáveis ​​ao longo do tempo. Para empresas, isso é particularmente importante com e-mails envolvidos na preparação, conclusão, execução ou reversão de uma transação comercial (por exemplo, faturas, cotações, consultas de suporte ou solicitações de nomeação).

Em contraste, o propósito de um backup é armazenar dados a curto e médio prazo, fornecendo um instantâneo regular dos dados em questão. 

Esse conceito permite que cópias de conjuntos de dados inteiros sejam feitas para que possam ser trocadas para armazenamento externo ou um ambiente de nuvem e restauradas em uma data posterior.

Portanto, um backup é meramente para fins de recuperação de desastres, permitindo que conjuntos de dados de backup temporários sejam copiados de um armazenamento externo em caso de perda de dados. 

Os seguintes objetivos podem ser alcançados por meio do arquivamento de e – mail:

tabela 1
tabela 2

O que está por trás de tudo isso?

Elimine cotas de caixa de correio

Uma solução de arquivamento de e-mail permite que os e-mails arquivados com sucesso sejam excluídos (automaticamente) das caixas de correio do servidor de e-mail, liberando espaço de armazenamento no servidor.

Uma solução de backup geralmente cria cópias temporárias dos dados do servidor de e-mail em um meio de armazenamento externo ou na nuvem. 

Neste contexto – e dependendo do conceito de backup usado – “temporário” significa que os dados dentro do backup são sobrescritos ou excluídos (por exemplo, no caso de backups incrementais), ou excluídos completamente de acordo com uma programação fixa se o arquivo de backup não for mais necessário.

 A criação dessas cópias não elimina a necessidade de cotas de caixa de correio – “caixas de correio cheias” e a necessidade frequentemente associada de “trocar” e-mails (por exemplo, arquivos PST externos) continuam a ser um incômodo para usuários e administradores de TI.

Elimine arquivos PST

Os arquivos PST são usados ​​principalmente para transferir e-mails da caixa de correio de um usuário (por exemplo, devido a cotas de caixa de correio) ou para criar cópias locais dos e-mails no PC do usuário.

O conteúdo da caixa de correio é copiado manual ou automaticamente (por exemplo, por meio da função Auto Arquivar do Microsoft Outlook) em um arquivo PST e, a seguir, trocado para um meio de armazenamento externo, permitindo que o conteúdo seja excluído da caixa de correio do usuário, se necessário.

Muitas empresas estão tentando se livrar completamente dos arquivos PST , pois eles costumam abrigar riscos. Eles são considerados sujeitos a erros e ineficientes e geralmente ocupam muito espaço de armazenamento.

Os arquivos PST são facilmente danificados ou perdidos, principalmente porque costumam ser armazenados em diversos PCs e locais dos usuários. Isso torna mais difícil fazer backup de arquivos e frequentemente resulta na perda de dados importantes.

Além disso, os arquivos PST não podem ser navegados usando uma função de pesquisa de texto completo e também não são à prova de violação.

Nesse sentido, o arquivamento de e-mail oferece benefícios cruciais para administradores de TI em particular, e também pode ajudar a atender aos requisitos das empresas.

Os e-mails são arquivados em um sistema administrado centralmente projetado para retenção de longo prazo, levando em consideração os requisitos regulatórios e de conformidade necessários. Isso dá ao administrador de TI controle sobre todo o processo de arquivamento.

Como os e-mails arquivados podem ser excluídos automaticamente do servidor de e-mail, os arquivos PST se tornam redundantes como uma solução potencial para contornar cotas de caixa de correio

O conteúdo dos arquivos PST existentes também pode ser arquivado centralmente, permitindo que os usuários finais os naveguem com facilidade.

Também é fundamentalmente possível fazer backup de arquivos PST independentemente de qualquer processo de arquivamento em uso. No entanto, como essa abordagem não permite que as cotas da caixa de correio sejam ignoradas, não é possível eliminar totalmente os arquivos PST usando backups.

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