Milhares de novas mensagens de e-mail são geradas em cada empresa todos os dias, e o gerenciamento dessas mensagens é uma preocupação enorme, pois entre essas mensagem estão as informações mais críticas da empresa: trocas de email com clientes/fornecedores, contratos, propostas comerciais, movimentações financeiras, entre outras.
Além de proteger as caixas de e-mail contra vulnerabilidade e vazamento de informações, é preciso preocupar-se com a continuidade e disponibilidade dessas mensagens. Por isso, é essencial que todo o sistema de e-mail esteja em um ambiente seguro e contingente, de forma a desafogar o ambiente de TI e facilidade a rotina dos usuários.
Uma solução de email archiving pode proporcionar a segurança e disponibilidade necessária para os e-mails da empresa, e ainda trazer benefícios adicionais relacionados à facilidade de encontrar mensagens do passado, o que pode fazer toda a diferença para a empresa em determinados momentos.
Veja abaixo as principais vantagens para sua empresa ao usar uma solução de email archiving:
Melhorar o desempenho do gerenciador de e-mail
Por armazenar as caixas e mensagens mais antigas em servidores diferentes das vigentes, o email archiving assegura as antigas e garante melhor desempenho para os e-mails que estão em circulação. Além de armazenar as mensagens de e-mail e seus respectivos anexos, a solução de e-mail archiving pode armazenar outras informações, como contatos, calendários e arquivos, e é uma excelente solução para empresas que anteriormente armazenavam arquivos .PST.
Encontrar qualquer mensagem
A inteligência de uma solução de email archiving, como a da Penso, permite que a empresa localize mensagens de quaisquer data ou caixa e-mail, através de termos localizados no assunto, corpo da mensagem e até mesmo nos anexos. Essa funcionalidade permite, além de recuperar qualquer e-mail antigo, agrupar todos os e-mails de um determinado assunto. Pense nas vantagens que isso pode trazer, por exemplo, para um escritório de advocacia, que pode trazer todos os e-mails relacionados a um processo que estava parado há anos.
Facilitar as auditorias e aumentar conformidade
Além de ajudar a conservar e assegurar informações críticas, as empresas que passam por auditorias podem facilitar suas rotinas com o email archiving através da localização de qualquer mensagem do histórico da empresa, podendo selecionar um colaborador, um cliente ou fornecedor específico. Mesmo que um usuário apague uma mensagem, o email archiving é capaz de recuperá-la, o que aumenta a conformidade da empresa com normas específicas, como SOX (americana), entre outras.
Realizar segurança e vigilância interna
Para empresas que desejam auditar internamente as trocas de mensagem, não é necessário tomar medidas drásticas, como receber cópia de todas as mensagens da empresa para evitar um vazamento de informações. É possível criar políticas de armazenamento para conversações específicas. Um exemplo: o diretor da empresa pode receber um alerta sempre que uma caixa de e-mail mencionar ou receptar uma mensagem de um concorrente. Em caso de desconfiança de um usuário, é possível auditar todo o histórico de mensagens.
A Penso oferece uma solução completa de email archiving chamada PensoMail Cloud Archving que, além de apresentar todas as vantagens citadas acima, armazena tudo em data center seguro e disponível e permite estabelecer rotinas programáveis e automáticas, o que facilita a vida dos clientes.
O PensoMail Cloud Archiving pode ser adquirido como um componente do PensoMail Cloud Exchange Hybrid, ou até mesmo a parte. Consulte-nos.
