Os aplicativos para reunião on-line nunca foi tão importante, Afinal, as reuniões de negócio sempre foram eventos importantes para os líderes empresariais discutirem estratégias e analisarem resultados. Porém, com a pandemia da Covid 19, muitas empresas adotaram o modelo de trabalho home office.
Nesse caso, a melhor alternativa para convocar reuniões é utilizar aplicativos para reunião on-line que permitem encontros a distância.
O que é reunião on-line?
A reunião on-line permite a comunicação com várias pessoas ao mesmo tempo por meio de ferramentas digitais. Atualmente, a tecnologia permite a comunicação entre pessoas de cidades, estados e até países diferentes, por meio de software ou aplicativos para reunião on-line.
Reunião on-line: qual a sua importância?
As reuniões sempre foram importantes para a discussão de estratégias, projetos, elaboração de ideias, resolução de problemas, desenvolvimento, vendas, contato com o cliente, treinamentos, divulgações, suporte técnico e até acompanhamento das atividades.
Com a pandemia, elas se tornaram ainda mais necessárias. Por isso, os aplicativos para reunião on-line são tão importantes.
Benefícios da reunião on-line
Alinhamento de expectativas
Esclarecendo os pontos necessários na chamada on-line, é possível alinhar suas expectativas às de seus colegas de trabalho. Assim, os participantes sabem exatamente o que está ocorrendo e o que precisa ser feito.
Melhor comunicação
Na internet, você consegue mais objetividade e rapidez, tornando a sua comunicação muito mais efetiva.
Flexibilidade
As pessoas podem acessar aplicativos para reunião on-line de qualquer lugar, e participar. Significa que não há desculpas para não comparecer a uma reunião ou se atrasar.
Produtividade
Reuniões on-line são mais diretas e objetivas. Além disso, economizam tempo com deslocamentos e outras atividades desnecessárias envolvidas nas reuniões presenciais.
Redução de custos
Como nas reuniões remotas as pessoas são mais objetivas, a empresa reduz custos associados ao tempo e deslocamento do pessoal até o local da reunião.
Itens necessários para fazer uma reunião on-line mais eficaz
1. Monitores: notebooks, PCs, smartphones, tablets ou TVs conectadas a um computador permitem que você veja os outros participantes e compartilhar tudo durante a chamada.
2. Microfone e câmera: celulares, notebooks e tablets já têm câmeras e microfones embutidos. Porém, caso prefira, você também pode usar uma webcam externa e fones de ouvido que já vêm com microfone.
3. Conexão com a internet: sem uma conexão rápida com a internet fica praticamente impossível fazer uma reunião on-line. É preciso garantir que áudio e vídeo funcionem sem interrupção.
4. Ambiente apropriado: uma das vantagens da reunião on-line é que ela proporciona flexibilidade para os usuários participarem de qualquer lugar e hora. Mas o ideal é ter um lugar apropriado, sem interrupções, barulhos e oscilação no sinal da conexão.
5. Aplicativos para reunião on-line: São fundamentais, pois, por meio deles, a empresa pode criar salas exclusivas de bate-papo, além de permitir que vários usuários participem da reunião apenas com um smartphone ou tablet.
Passo a passo para fazer uma videoconferência
Passo 1: Verifique se todos os membros da equipe possuem um equipamento funcional, que suporta aplicativos ou software;
Passo 2: Escolha uma ferramenta simples e intuitiva;
Passo 3: Combine com a sua equipe regras de conduta para que a reunião seja organizada;
Passo 4: Agende um horário e envie o link ou código da reunião com antecedência.
5 aplicativos para reunião on-line
Depois dos passos necessários para criar a reunião on-line, chegou a hora de conferir 5 opções de aplicativos para reunião on-line.
1- Zoom
Este aplicativo para reunião on-line pode ser usado pelo computador ou celular. Basta acessá-lo e copiar o link criado pela ferramenta. Depois, envie esse endereço eletrônico a todos os participantes.
Oferece a versão grátis, que requer apenas o registro de um e-mail e senha, e outra paga, indicada para empresas de grande porte.
Seu grande diferencial é que oferece estabilidade quando um grande volume de pessoas usam a ferramenta. A desvantagem é o custo de acesso que a empresa pode ter com chamadas extras.
2- Skype
É um software gratuito para até 50 participantes, que permite fazer reuniões on-line por meio de conexões de voz e vídeo. Para utilizá-lo, basta baixar a ferramenta no computador e criar uma conta na plataforma.
Entre os diferenciais, estão chamadas de vídeo, individuais e em grupo, bem como reuniões por videoconferência. Porém, se você estiver com vários dispositivos conectados ao serviço, o Skype pode apresentar problemas em sincronizar as chamadas recebidas.
3- Microsoft Teams
É um aplicativo para reunião on-line que combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos. Está disponível para desktop (Windows e Mac) e dispositivos móveis como Android, iOS e Windows Phone.
O diferencial é permitir a integração com o Microsoft Planner, garantindo colaboração de escala global. A desvantagem é que a versão gratuita não permite fazer chamadas telefônicas externas.
4- Google Meet
Este é outro aplicativo para reunião on-line desenvolvido pelo Google, por meio do qual é possível agendar reuniões e adicionar os participantes pelos e-mails.
Para usá-lo, basta baixar e instalar o software, depois criar uma conta gratuita. O grande diferencial é que permite a gravação da reunião diretamente no Google Drive. Porém. tem um limite de tempo máximo de 60 minutos por chamada. Se o limite for ultrapassado, é cobrado um valor extra de acesso.
5- Connect Zimbra
O Connect Zimbra é uma solução completa e dinâmica, desenvolvida pela Penso Tecnologia. É um aplicativo para reunião on-line que permite bate-papo privado ou em grupo, chamadas de vídeo em grupo e canal, além do compartilhamento de arquivos e tela.
Os espaços dentro do Connect Zimbra funcionam como canais, onde os participantes podem se reunir para discutir diferentes tópicos. Os usuários podem compartilhar arquivos na própria interface de bate-papo, por exemplo, e as videoconferências podem ser realizadas em apenas poucos cliques.
Diferente dos outros aplicativos, o Connect Zimbra possui diferenciais competitivos no preço e na qualidade. A ferramenta ocupa 60% menos espaço que o Office 365, permite a integração e possibilita customizações. Também garante o plano mais completo do mercado a um custo inferior a qualquer concorrente.
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